Op 31 oktober ontvangt een mevrouw uit Den Haag van de afdeling Adviescommissie bezwaarschriften van de gemeente Den Haag de processtukken aangaande haar bezwaarschrift inzake voorrangsverklaring (afwijzing). Mevrouw Petra A is bezig met een urgentieverklaring voor een benedenwoning, omdat ze in maart 2019 een CVA (Cerebro Vasculair Accident) heeft gehad en hieraan helaas blijvende schade heeft overgehouden. Haar urgentieverklaring is afgewezen en daarom is ze vervolgens in bezwaar gegaan. Mevrouw was haar stukken aan het doornemen en kwam erachter dat er een compleet ander dossier, met persoonsgegevens, medische gegevens en zelfs brieven van de huisarts van een andere persoon, tussen haar stukken lag.
Hart voor Den Haag-raadslid Janice Roopram, was destijds al bezig voor mevrouw Petra A. om uit te zoeken waarom de WMO aanvragen maar niet op gang komen. Roopram: “Het duurde weer eens zo lang. Mevrouw heeft namelijk recht op WMO-vervoer. Zij wacht nog steeds op een rolstoel en haar urgentieverklaring voor een aangepaste woning is afgewezen. Ik was hier dus al enige tijd mee bezig en toen kreeg ik het telefoontje van Petra dat zij een dossier heeft ontvangen van een heel ander persoon! Dus toen heb ik meteen aan het stadsbestuur gevraagd hoe dit in hemelsnaam mogelijk was!”
Het stadsbestuur heeft inmiddels de schriftelijke vragen beantwoord en heeft onder meer erkent dat er ondanks dat het om zeer privacygevoelige stukken gaat, de gemeente, na melding door mevrouw, het terughalen van de stukken niet de hoogste prioriteit heeft gegeven. Bij het kopiëren van de stukken zijn per abuis documenten uit twee verschillende dossiers in één dossier terecht gekomen. Op de vraag van Roopram of er een melding was gemaakt bij de Autoriteit persoonsgegevens (AP) heeft het college aangegeven in de beantwoording dat de melding te laat is gedaan, namelijk op 18 november 2019. De afdeling waar het datalek ontstaan is, heeft de Functionaris Gegevensbescherming pas na de publiciteit en raadsvragen geïnformeerd. De Functionaris Gegevensbescherming heeft meteen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan. “Het moet vanzelfsprekend zijn dat de gemeente inwoners serieus neemt als zij bijvoorbeeld een melding maken van verwisseling van vertrouwelijke stukken en hier vervolgens direct op acteert. Nu is de gemeente niet scherp genoeg geweest in het met prioriteit terug halen van het dossier,” aldus het college.
Dit mag nooit meer voorkomen
“Het is natuurlijk een terechte en logische reactie van het college, maar soort grove fouten mogen, moéten absoluut nooit meer voorkomen. En het is zorgwekkend dat er pas alarmbellen afgaan op het moment dat er melding van wordt gedaan in de media”, zegt Janice Roopram.
Nadat het bericht van het verwisselen van vertrouwen stukken door de gemeente naar buiten kwam, volgden er meerdere soortgelijke meldingen. Op de vraag van raadslid Roopram wat voor stappen ondernomen zullen worden om dit soort ernstige fouten te voorkomen geeft het college aan dat er in de nabije toekomst bij de behandeling van bezwaardossiers (waar mogelijk) digitaal plaatsvinden, waardoor de geringe kans op vermenging van documenten nog kleiner wordt. In samenspraak met de Functionaris Gegevensbescherming is afgesproken om met medewerkers die werken binnen de afdeling Juridische Zaken van het BEC periodiek de omgang met privacy en datalekken in een workshop te behandelen.